Araç Kiralamada Dikkat Edilecek Süreçler;

Araç kiralama süreci çoğu zaman tekliflerin karşılaştırılmasından ve en uygun fiyatı veren firmaya sürecin ihale edilmesinden ibaret algılanıyor.

Araç kiralama süreci; Satınalma’nın/İdari İşler’in teklif toplama süreci değil verilere dayalı finansal bir analizdir. Operasyonel süreç araç kiralamasından sonra başlayan süreçtir. 

Çoğu firma ve meslektaşım 24 ay-36 ay, yıllık 30.000 km, otomatik x marka model şeklinde fiyat toplaması şeklinde ilerletir kiralama sürecini. 

Biraz daha derinleştirecek olursak; 

En temelde şirket araç prosedürünün güncellenmesi yoksa oluşturulması ile başlanmalı. Gerçek ihtiyaç tespit edilip, hiyerarşiye göre araç tanımlarının oluşturulması gerekli. Havuz, Görev ve Makam araç grupları marka,model ve hatta paketine kadar ne bir şekilde tanımlanmalı.

Devamında gerçekte her bir pozisyonun ne kadar km ihtiyacı olduğu belirlenmeli. Bu nedenle km bilgisi düzenli olarak aylık kayıt altına alınmalı.

Teklifler alınırken firmaların beyan sınırları ve limitleri, Sigorta kapsamları, Fazla km bedelleri ve az km bedelleri de karşılaştırma tablosuna işlenmeli. Özellikle beyan sınırı aylık ödemelerde bir kaç bin tl daha düşük teklif veren firmaların gizli gelir kalemi haline dönüşmüş durumda. Zira yaklaşık bedeli 2mio TL olan bir araç için yılda 2 defa 7.500 TL beyan sınırı uygulamak, kaçındığınız bir kaç bin TL nin çok daha büyük maliyetler olarak şirkete yansımasına yol açabilir. 

Bir başka konu ise şirketiniz finansal anlamda güçlü ve nakit akışı yüksek bir kurum ise aylık kiralama bedellerini 3 aylık, 6 aylık ve yıllık toplu ödemeler halinde gerçekleştirebilirsiniz. %5 ile %25 arasına ek indirim almanıza olanak sağlar finansal gücünüz. Çünkü araç kiralama sürecinde TL ile kiralama zorunlu kılındıktan sonra aracın kendisi dışındaki en büyük maliyet faiz gideridir. Toplu ödemeler ile birim maliyetin içindeki faiz yükünü azaltabilirsiniz. Finansal tablolarınızda aylık giderleştirme ile yıllık toplu bir giderleştirme arasında yıllık bazda bir fark bulunmuyor.

Sözleşme sürecinde bakım,yedek araç,parça değişimi,lastik değişimi, hasar gibi konuların da kiralama şirketleri için gizli gelir kalemleri olduğu aklınızda olsun. Unutmayın ki sözleşmedeki her bir madde kiralama şirketinin geçmişte zarara uğradığı konular nedeniyle oluşturulmuş ve sizlere değiştirilemez madde olarak sunulmuştur. Yeterli zamanınız varsa maddi sonuçlar doğurması muhtemel tüm maddeleri müzakere edin.

Son olarak ; Operasyonel filo yönetimi sağlayan ekibin bilgi ve deneyimi oldukça önemli. Doğru analizi yapmak,  ihtiyacı belirlemek ve bunu tüm sürece uygulamak maliyetlerinizin ciddi anlamda kontrol altına alınmasını sağlar.  

Araç kiralamak teklif karşılaştırmasından çok daha fazla bilgi ve deneyim gerektirir.